Virtuelni asistent je osoba koja pomaže drugima u obavljanju različitih poslovnih zadataka i aktivnosti, a obično radi na daljinu.
Možda si pomislila na nekog robota, ali uveravamo te da je ovaj tekst baš o ljudima!
Zahvljajujući ovom, sve popularnijem zanimanju, mnogi vlasnici biznisa biraju da administrativne poslove, vođenje knjiga ili čak marketinške zadatke prepuste baš njima. Bez obzira na to šta ti je potrebno, virtuelni asistenti su tu da ti pomognu da se nosiš sa pritiskom poslovanja i omoguće ti da se fokusiraš na unapređenje svog biznisa.
U ovom tekstu, objasnićemo ko je virutelni asistent i šta on ili ona tačno radi. Takođe, istražićemo sve prednosti i nedostatke unajmljivanja VA. Saznaćemo koje veštine su neophodne za uspešno bavljenje ovim poslom i kako virutelni asistentni zapravo transformišu poslovni svet.
Ko je virutelni asistent (VA)?
Virtuelni asistent je samostalni radnik koji preuzima administrativne, marketinške ili poslovne zadatke koji bi tebi inače oduzimali puno dragocenog vremena i skrenuli fokus sa tvog poslovanja. Većina njih radi na daljinu, tako da saradnju sa svojim VA možeš ostvariti gde god bili. U ovom slučaju, važno je uskladiti vaše vreme i dostupnost, pogotovo ako ste u različitim vremenskim zonama.
Virtuelni asistent ti može pomoći na dva načina:
- Umesto tebe radi nekoliko zadataka mesečno ili
- Svakodnevno ti pomaže oko aktivnosti i zadataka u vezi sa tvojim biznisom.
Bez obzira na nivo angažovanja, virtuelni asistenti mogu biti stručnjaci u određenim oblastima ili određenim vrstama zadataka kao što su računovodstvo ili marketing. Sve što ti je potrebno za komunikaciju sa virtulenim asistentom je računar i internet.
Kako se neko odluči da postane virutelni asistent?
Odgovor na ovo dala nam je Ivana Šimunović, koja je i sama VA:
“Ideja je došla sasvim slučajno, nakon studija prava počela sam raditi kao odvjetnički vježbenik, ali sam dobila otkaz, što mi je tada bilo šokantno, ali sada vidim da je to bila jedna od boljih odluka koje nisam donijela. Zaposlila sam se na jednom pravnom portalu gdje mi je bilo zanimljivo, ali nisam bio zadovoljna plaćom pa sam počela istraživati mogućnosti čime bih se još bavio uz taj posao. Kako sam ja bila generacija koja je u vrijeme pandemije završila fakultet i svoje studentske obveze ispunjavala od kuće, voljela sam „raditi od kuće“ i imala sam samodisciplinu rasporediti vrijeme za posao, učenje i zabavu.”
Ivana kaže da je radeći kao VA stekla iskustva u administraciji i društvenim mrežama. Svime se zapravo ovim i bavila pre nego što je započela svoju karijeru kao virtuelna asistentica ali je sve ono što je radila za druge sada počela raditi u svojoj firmi.
Šta radi virtuelni asistent?
Kako Ivana kaže, virtuelni asistent može raditi puno toga:
“Kada pričamo o ulozi VA u rastućem online poslovanju svakako VA tu može pridonijeti da traži klijente za to rastuće poslovanje, ako se radi o usluzi koju pruža to online poslovanje, kao i u administrativnim poslovima.”
Pored ovoga, opis posla virtuelnog asistenta može obuhvatati i druge zadatke, uključujući:
- Sprovođenje online istraživanja,
- Upravljanje e-mail sandučetom i kalendarom,
- Planiranje i upravljanje društvenim mrežama,
- Pružanje IT podrške,
- Pomaganje u korisničkoj podršci,
- Sprovođenje analize marketinga,
- Pomaganje u upravljanju vremenom,
- Računovodstveni zadaci,
- Primanje telefonskih poziva,
- Upravljanje putnim aranžmanima i
- Transkripcija.
Prednosti zapošljavanja virtuelnog asistenta
Najvažnija prednost zapošljavanje virtuelnog asistenta je to što mu prepuštaš da radi zadatke za koje ti nemaš vremena ili prosto ne želiš da radiš. Zahvaljujući pomoći virtuelnog asistenta, ti možeš da se baviš ozbiljnijim i konkretnijim aspektima svog malog biznisa.
Evo nekoliko prednosti zapošljavanja virtuelnog asistenta:
- Rad na daljinu: Online asistenti imaju svoju kancelariju kod kuće i osposobljeni su na rad na daljinu. Mogu biti bilo gde u svetu i izvršavati zadatke koje im zadaš, štedeći ti vreme i novac.
- Ekonomičnost: Angažovanje VA po zadatku je znatno jeftinije nego angažovanje na mesečnom nivou ili plaćanje kancelarijskog prostora.U zavisnosti od toga odakle tvoj virutelni asistent radi, njegova ili njena satnica se mogu razlikovati.
- Radno vreme: Dobra stvar je što možeš unajmiti VA koji će odgovarati na mejlove korisnika dok ti uživaš u slobodnom vremenu ili e-koji će obaviti zadatke dok spavaš, kako bi bili spremni za naredni dan. Radno vreme organizuješ i uklapaš sa svojim VA u zavisnosti od toga kako ti odgovara.
- Saradnja sa više VA: Ukoliko imaš mnogo posla, uvek možeš unajmiti više virtuelnih asistenata, tako da uvek imaš nekoga na raspolaganju. Ovako možeš uvek dobiti pomoć kada ti je potrebna, bez obzira na to da kakav zadatak je u pitanju.
Ivana je mnogo puta isticala prednosti angažovanja VA na svom Instagram profilu, ali u ovom slučaju dodaje:
“Rekla bih da mi radimo efektivno i plaća nam se ono što smo zaista i odradili, kao i da nam zapravo plaćaju samo uslugu nema klasičnog odnosa radnik poslodavac, gdje ipak treba platiit doprinose radniku.”
Nedostaci zapošljavanja virtuelnog asistenta
“Kao i u svakom poslu postoje nedostaci, ali smatram da je to minimalno. Ja bi izdvojila greške u komunikaciji i odabir krivog VA za Vas,” kaže Ivana.
A mi se potpuno slažemo sa njom. Uvek postoje dve strane priče i zato smatramo da je važno da ih uvek obe sagledamo. Iako u celini, prednosti nadmašuju mane, ključno je da znaš i potencijalne nedostatke saradnje sa virutelnim asistentom.
- Obuka: Kada kreneš da sarađuješ sa svojim virutelnim asistentom, moraćeš ga/je brzo uputiti u ono čime se baviš i zadacima koje će obavljati. Da biste smanjili ovu nepriliku, dodelite im samo zadatke koji zahtevaju minimalnu obuku, kao što je unos podataka, i ostavite specifičnije zadatke za sebe ili druge zaposlene.
- Razlike u vremenskim zonama: Ukoliko izabereš da sarađuješ sa virutelnim asistentom koji je u drugoj vremenskoj zoni, moraš biti sigurna da je dostupan u intervalu kada je tebi potrebno.
- Jezičke barijere: Ako unajmljujete virtuelnog asistenta iz druge zemlje, važno je da se možete sporazumeti i komunicirati barem na jednom jeziku kako zadaci i poslovi ne bi trpeli.
- Prioriteti i dostupnost: Ako su zauzeti, virtuelni asistenti mogu odrediti prioritetne zadatke onako kako ih dobiju. Ovo znači da ako neki njihov klijent stigne prvi sa zadacima, ti ćeš možda morati da čekaš da budu ponovo dostupni za rad. Ovo se može odraziti na tvoj raspored i uzrokovati kašnjenja.
Koje veštine VA treba da ima?
Nema ograničenja što se tiče veština koje jedan VA može da ima. Međutim, on ili ona mora posedovati ključne veštine koje su u skladu sa potrebama i zahtevima njihovih klijenata. Ivana je izdvojila 3 ključne veštine:
“1. Organiziranost – jer ako nije organizirana neće izvršiti sve zadatke na vrijeme koje joj klijenti daju.
2. Proaktivnost – predložiti ako vidi da bi nešto bolje funkcioniralo, ne čekati samo uputu od klijenta nego i predložiti ako se nešto može brže odraditi ili automatizirati. Moji klijenti izrazito cijene ovu vještinu kod mene.
3. Multitasking – koliko god ga neki ne bi tu stavili, ja ću ga staviti. Nekad moraš odjednom odgovoriti na mail klijentu, a drugi te na pozivu već čeka, a opet ostati fokusiran kako radiš da ne bi došlo do greške, definitivno jedna od najtežih vještina.”
Ovo potpuno ima smisla – posebno kada je u pitanju multitasking! Virtuelni asistenti zaista skidaju ogroman teret sa tvojih leđa, pa ne čudi da moraju biti vešti u mnogo čemu.
Pored onoga što je Ivana navela kao ključno za VA, mi bismo dodale još:
- Komunikacione veštine,
- Tehničke veštine,
- Stručne veštine i znanja,
- Etika i poverljivost i
- Sposobnost učenja.
Komunikacione veštine
Kako bi uspešno sarađivali sa klijentima, virtuelni asistenti treba da budu spretni u pisanoj komunikaciji jer će često komunicirati putem e-pošte, četa i društvenih mreža. Međutim to nije sve, jer komunikacija predstavlja mnogo više od pukog pisanja. Ovde podrazumevamo:
- Aktivno slušanje: Saradnja sa klijentima uvek podrazumeva aktivno slušanje i razumevanje njihovih potreba i zahteva.
- Hvatanje u koštac sa problemima: Virtuelni asistenti treba da budu sposobni da brzo identifikuju i rešavaju probleme na koje nailaze.
- Otvorenost fidbeku: Kao i u komunikaciji sa drugima, komunikacija sa klijentima podrazumeva iskrenost i otvoren prostor za fidbek kako bi saradnja bila uspešna.
Za Ivanu, upoznavanje klijenta uživo je jako bitno za uspostavljanje jasne komunikacije:
“Koristim svaku priliku za upoznavanje klijenata uživo. Nekad zna biti teško, ali bitno je uspostaviti brz, jasan i precizan način komunikacije, kako bi odmah sve riješili. Najčešće koristimo Whatsapp ili Slack kako bi riješili sve nedoumice i pitanja.”
Tehničke veštine
Rad na računaru se praktično podrazumeva za većinu ljudi koji rade na daljinu, pa tako i za virutelne asistente. VA treba da bude vešt u radu sa različitim računarskim softverima i alatima. Ivana je već pomenula Slack, koji je jedan od najčešće upotrebljavanih softvera za pisanu komunikaciju i video pozive. Pored toga, tu su i Notion i Toggl track, bez kojih Ivana (a verovatno i ostali virtuelni asistenti) ne može.
U zavisnosti od toga s kim rade, virtuelni asistenti mogu korsititi i druge softvere i alate. Nekada će se od virtuelnog asistenta tražiti specifične veštine, recimo grafički dizajn, SEO optimizacija ili čak programiranje.
Stručne veštine i znanja
Već smo spomenule da će neki virutelni asistenti raditi zadatke koji su usko vezani za neke industrije ili niše. Pored grafičkog dizajna, SEO optimizacije i programiranja, poželjno je da virtuelni asistent upoznat i sa sledećim oblastima:
- Računovodstvo: U nekim slučajevima, VA može biti odgovoran za osnovne računovodstvene zadatke kao što su praćenje troškova, fakturisanje i knjigovodstvo.
- Društvene mreže: Ako angažuješ VA da ti pomogne oko marketinga, onda će on ili ona biti odgovorni za upravljanje tvojim društvenim mrežama, kreiranje kontent plana ili sadržaja, planiranje kampanja ili analizu marketinških rezultata.
Etika i poverljivost
Etika i poverljivost su ključni za tvoju saradnju sa virtuelnim asistentima.
Virtuelni asistent često ima pristup online nalozima klijenata (recimo e-pošta, finansije ili liste klijenata) i zato mora da savesno i odgovorno postupa sa tim podacima. U mnogim jurisdikcijama postoji zakonska obaveza zaštite poverljivih informacija klijenata, tako da VA mora da bude upućen u sve relevantne zakone i propise u vezi sa time.
Pored toga, ako virtuelni asistenti žele da dugoročno sarađuju sa svojim klijentima, jako je važno da klijenti imaju poverenja u njih. Profesionalizam i poverenje su ključni za održavanje reputacije virutelnih asistenata, a značajno doprinose uspehu i integritetu njihovog poslovanja.
Sposobnost učenja
Kao i kod svih drugih zanimanja, želja za rastom i napretkom je uvek važna. S obzirom na raznolikost zadataka koje virtuelni asistent može obavljati u saradnji sa različitim klijentima, brzo učenje i prilagođavanje novim zadacima i alatima su ključne veštine za uspeh i dugoročnu saradnju.
Važno je napomenuti da ne mora svaki VA imati sve ove veštine. Umesto toga, veštine se prilagođavaju specifičnim potrebama klijenta i zadacima koje virtuelni asistent treba da obavlja.
Kako VA transformiše poslovni svet?
Zanimljiv je podatak da je oko 67% vlasnika preduzeća zaposlilo najmanje jednog virtuelnog asistenta u 2021.
Usled prevelikog obima posla i nagomilanog stresa, sve više ljudi prijavljuje posledice sindroma izgaranja. Zbog ovoga je važno da ne izgubimo iz vida koliko je važno da postignemo neki optimalni balansu između privatnog i poslovnog života.
Ne moramo uvek sve raditi same, nešto možemo i prepustiti drugima, a svoje vreme iskoristiti za odmor, vreme sa porodicom ili prosto ozbiljnije projekte i aktivnosti. Bez obzira na zadatke koje želiš da prepustiš i delegiraš, saradnja sa virtuelnim asistentom ti to može omogućiti.
Zamisli da imaš svog ličnog asistenta koji se bavi optimizacijom tvog kalendara. Tvoja VA se bavi planiranjem i organizacijom tvojih obaveza, tvoje je da si uvek spremna za te obaveze i aktivnosti. Ivanino iskustvo govori dosta o tome kako virutelni asistenti utiču na poslovni svet:
“Nedavno sam ostvarila suradnju s klijenticom koja se jednostavno nije mogla nositi s količinom upita za njene proizvode, a pritom da održi proizvodnju, tako da smo kliknulte na prvu! Ja sam dobila zadatak rješavati mailove, stavljati u tablicu narudžbe ona ih izvršava i šalje. Sad ima više vremena zapravo posvetiti se izradi keramičkih šalica, a ja se bavim upitima i narudžbama te ima više slobodnog vremena.”
Kako da znaš da li ti treba VA?
Ako želiš da unajmiš virtuelnog asistenta, a nisi potpuno sigurno da ti je potreban, razmotri sledeća pitanja:
- Da li si preopterećena svakodnevnim zadacima?
- Da li više želiš da se baviš poslovnim planovima i strategijama, a manje administracijom?
- Da li tvoj biznis raste i treba ti dodatna podrška za održavanje tempa rasta?
- Da li si u stisci sa vremenom i imaš kratke vremenske rokove?
- Da li imaš ograničen budžet?
Ukoliko si na većinu ovih pitanja odgovorila sa da, možda ti ipak treba virtuelni asistent.
Pre nego što unajmiš virtuelnog asistenta, napravi analizu tvojih trenutnih zadatka i resursa. Prouči dobro šta bi od toga mogla da delegiraš virtuelnom asistentu i kako bi to uticalo na tvoju produktivnost i poslovanje.
Sa virtuelnim asistentima nema gubljenja vremena!
Zaključak je jasan: Sa virtuelnim asistentima nema gubljenja vremena!
Virtuelni asistenti predstavljaju vredan resurs za ozbiljne poslovne ljude, kao i za preduzetnike i preduzetnice širom sveta. Njihova sposobnost da preuzmu administrativne, organizacione i rutinske zadatke daje ti dovoljno vremena i energije da se baviš ključnim aspektima svog poslovanja i posvetiš više vremena ličnom životu.
Virtuelni asistent može biti tvoja profesionalna podrška gde god bio. Idealno je rešenje za tebe ako tražiš način da unaprediš svoju produktivnost i proširiš svoj biznis. Ukoliko si se pitala kako da uroniš u ove vode ili ti treba virtuelni asistent, možeš se javiti Ivani na Instagramu (@blondvirtualnaasistentica).